5S dalam Proses Bisnis

Dalam tulisan ini, yang dimaksud 5S bukan 5S dalam teknik dan sikap kerja yang terdiri dari Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seishou (Resik), Seiketsu (Rawat), dan Sitshuke (Rajin), tetapi merupakan akronim dari 5 (lima) huruf S yang terdiri dari Sistem, Sasaran, Sarana, Sandaran, Saat. Lantas, apa hubungannya dalam proses dan kesinambungan bisnis?

1.        Sistem

Dalam kamus wikipedia , sistem dimaknai sebagai kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah tertentu atau organisasi. Didalam sistem selalu ada internal proses, selalu ada subyek / pelaku, dan selalu ada lingkungan yang sedikit banyak mempengaruhi keberadaan sebuah sistem.

Pada sebuah organisasi, sistem mempunyai peran penting dimana setiap pelaku di dalam organisasi memahami keberadaan sistem. Dalam sebuah organisasi, struktur organisasi mencerminkan merupakan bagian pokok sebuah sistem. Demikian halnya dalam pola interaksi didalamnya, misalnya hubungan antar karyawan, hubungan dengan atasan, hubungan dengan departemen / divisi lain, semua harus ada pola, bisa berupa tatanan, ketentuan, prosedur, aturan kerja, peraturan perusahaan, dan lain-lain.

Keberadaan sistem juga tidak lepas dari lingkungan yang melingkupinya. Terhadap perkembangan lingkungan yang sangat dinamis, perusahaan harus mencermati dan mampu menyesuaikan (bukan serta mengikuti) terhadap perubahan tersebut. Mengapa perlu? Karena di lingkungan-lah kita bersaing menunjukkan keunggulan bersaing (competitive advantage) dengan seluruh competitor. Di lingkungan pula terdapat pelanggan-pelanggan yang setia menanti produk / jasa kita. Di sini juga ada ceruk pasar (potensi pasar) yang selalu diincar para pelaku bisnis. Jadi, sistem sebuah organisasi harus mudah beradaptasi, cepat merespon perkembangan, dan mampu menyesuaikan setiap perubahan. Di lingkungan juga, perusahaan bisa semakin kaya pengetahuan, baik pengetahuan terhadap pesaing (competitor knowledge), pengetahuan terhadap pelanggan (customer knowledge), maupun pemahaman pasar secara umum (market knowledge). Kekayaan pengetahuan ini-lah potensi yang dapat digunakan untuk bagaimana mendesain produk / jasa yang baik, bagaimana menentukan struktur harga yang kompetitif, bagaimana harus merumuskan sistem distribusi, serta bagaimana menyusun strategi promosi yang efektif, dan tentu efisien.

Di dalam proses bisnis, beberapa sub sistem dalam organisasi harus diperhatikan, misalnya;

a.       Model / bentuk / wadah organisasi itu sendiri. Apakah berupa PT, CV, Fa, Koperasi UD, dll.

b.      Struktur organisasinya, meliputi siapa yang duduk pada level manajerial sampai ke pelaksana, lengkap dengan pembagian tugas, tanggung jawab dan kewenangannya.

c.       Mekanisme pengambilan keputusan, terutama siapa yang berwenang memutuskan, apa saja yang harus diperhatikan dalam proses pengambilan keputusan, serta bagaimana melaksanakan keputusan yang terlah dibuat.

d.      Distribusi informasi, yang meliputi bagaimana mekanisme dan teknis penyebaran informasi bisa menyebar ke seluruh anggota (karyawan), sehingga setiap anggota mempunyai hak yang sama untuk memperoleh (akses) informasi, serta  dapat memperoleh informasi yang jelas, lengkap dan akurat.

e.       Bagaimana mekanisme koordinasinya? Antar departemen, antar level manajerial, bahkan antar karyawan.

f.        Ketersediaan peralatan (tools), misalnya peraturan perusahaan, SOP, instruksi kerja, standar produk, standar pelayanan dan lain-lain yang terkait.

g.      Model evaluasi dan perbaikan. Ini perlu, karena tidak ada sistem yang sempurna, sehingga selalu ada celah untuk dilakukan perbaikan / penyempurnan terhadapnya.

Kelamahan utama dalam sistem adalah tidak konsistennya antara sistem yang dibuat dengan operasional pelaksanaannya. Sebagai contoh, jika kita berbicara MBS (mangement by System), selalu berpotensi berubah menjadi management by selera. Misalnya, setelah disepakati system penggajian, bos atau pihak yang berwenang “suka” terhadap karyawan, maka “bos“ menyesuaikan gaji karyawan yang disukainya tersebut sesuai dengan kemauannya. Tentu, hal ini melanggar rambu-rambu system yang telah ditetapkan. Atau sebaliknya, sepatutnya karyawan berhak menerima ”lebih”, tetapi karena tidak disukai bos (karena sering protes dll), gajinya diturunkan. Duh…. Tapi ini-lah kenyataan yang sering terjadi.

2.        Sasaran

Setelah sistem terbentuk, selanjutnya perlu ditetapkan sasaran organisasi. Seluruh anggota organisasi harus memahami apa sasaran (dan tujuan) organisasi. Dengan semikian, seluruh sumber daya organisasi akan digunakan secara totalitas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan sasaran;

a.       Sasaran harus realistis, sehingga menjadi salah satu hal yang pasti dapat dicapai.

b.      Sasaran harus disosialisasikan ke seluruh anggota, sehingga bisa dipahami secara jelas.

c.       Sasaran harus dapat menjadi sumber motivasi seluruh anggota agar selalu menunjukkan kinerja / prestasi terbaiknya.

d.      Sasaran tidak boleh bertentangan dengan visi, misi, dan tujuan organisasi.

e.       Sasaran harus mudah diukur, sehingga dapat dilakukan perbaikan dari waktu ke waktu, baik atas sasaran itu sendiri mapun proses mencapai sasaran tersebut.

Sebagai catatan, bahwa penentuan sasaran, biasanya satu paket dengan visi, misi dan tujuan, bahkan strategi organisasi.

3.        Sarana

Setelah sasaran ditetapkan, tiba saatnya mempersiapkan sarana. Apa yang menjadi saran organisasi? Secara umum, sarana bisa dipahami sebagai instrumen atau sumber daya. Misalnya, adanya tenaga kerja / sumber daya yang handal dan kompeten. Tersedianya peralatan kerja yang cukup. Modal usaha, juga merupakan bagian dari sarana organisasi. Demikian juga akses bahan /material kerja, penguasaan teknologi, merupakan sarana yang harus diperhatikan dalam setiap proses bisnis.

4.        Sandaran

Pengertian sandaran, umumnya dapat dipahami sebagai back up atau penyangga (buffer). Ibarat bermain tinju, ketika terpukul, ring tinju bisa menjadi sandaran agar tidak serta merta jatuh. Adanya sandaran (ketika terpukul), juga memberikan keleluasaan bagaimana menata diri agar bisa menguasai permainan.

Didalam bisnis, ”pukulan tinju” tersebut bisa berupa terpaan krisis moneter dan krisis finansial, sehingga perusahaan yang terkena dampaknya sibuk mencari sandaran (agar selamat). Bagi perusahaan yang menginduk pada sebuah holding company, induk perusahaan atau anak perusahaan lainnya bisa menjadi sandaran untuk mengatasi krisis / persoalan bisnis lainnya.

Bagaimana jika tidak mempunyai holding company, atau ternyata hanya pengusaha mikro / kecil sekelas UMKM dan sejenisnya? Siapa / apa sandarannya? Pada titik tertentu, konsumen bisa menjadi sandaran. Mengapa? Konsumen yang loyal, selalu akan menanti produk perusahaan, meski perusahaan sedang diterpa berbagai persoalan serius. Pada posisi tertentu, jaringan (networking) juga bisa menjadi sandaran dalam proses bisnis. Mengapa? Dengan networking, kita bisa berbagi dan membahas untuk selanjutnya memperoleh solusi atas setiap masalah. Dengan networking pula dapat diperoleh area bisnis baru sehingga perusahaan bisa melakukan ekpansi. 

5.        Saat

Saat adalah dimensi dari waktu. Dalam proses bisnis waktu memegang peranan penting. Misalnya berapa lama cycle time sebuah aat produksi. Atau berapa lama saluran distribusi bisa mencapai ke setiap pelanggan. Pengertian waktu juga dapat diartikan kapan, misalnya kapan waktu yang tepat untuk;

a.       Set up, upgrade, alat produksi

b.      Membangun dan mengembangkan produk baru,

c.       Launching produk baru,

d.      Melakukan penyesuaian harga,

e.       Memberikan diskon kepada pelanggan,

f.        Menyesuaikan fasilitas (gaji dll) kepada karyawan,

g.      Memberikan penghargaan kepada karyawan,

Dengan mencermati setiap pergeseran waktu, serta kejelian menentukan kapan waktu yang tepat diharapkan setiap langkah / usaha perusahaan lebih tepat sasaran.

Selain ke 5S tersebut, perkenankan sebuah S, yaitu safety, dimana seluruh komponen organisasi selalu memperhatikan aspek safety, termasuk bagaimana agar perusahaan selalu selamat menghadapai badai persoalan yang bertubi-tubi, serta selalu dalam kondisi yang sehat (utamanya aspek finansiil-nya). Dengan safety pula, perusahaan akan tetap eksis dan bertahan, sehingga perusahaan tidak sekedar mampu bertahan hanya seumur jagung.

Demikian, semoga bisa menjadi referensi untuk mempersiapkan, memperbaiki dan menyempurnakan kebutuhan dalam setiap proses bisnis.